Verwaltungsdigitalisierung: Gute Idee - komplexe Prozesse
Online-Dienste über www.passau.de verfügbar
04.07.2024
Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde. Durch automatisierte Prozesse sollen Abläufe optimiert, beschleunigt und vereinfacht werden. Deshalb wurde im Onlinezugangsgesetz (2017) die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie deren Bereitstellung über Verwaltungsportale geregelt. Die Stadt Passau hat bereits eine Vielzahl an Diensten online bzw. digital zur Verfügung gestellt, steht aber weiterhin vor der Herausforderung, das Angebot weiter auszubauen.
Als Basis wird derzeit insbesondere die flächendeckende Einführung der E-Akte und die Zentralisierung der Antragstellung und Eingangskanäle in Bezug auf die Onlinedienste erarbeitet. Auch wurde der gesamte Buchhaltungsprozess in einen neuen Rechnungsworkflow umgewandelt, so dass Papier und Zeit gespart werden können und die Stadtverwaltung in der Lage ist, digitale Rechnungen unmittelbar zu verarbeiten.
Seit März 2023 können außerdem Bauanträge digital eingereicht werden. Doch auch für andere Bereiche der Stadtverwaltung werden vermehrt digitale Lösungen angeboten. So wurde beispielsweise für das Wohngeldantragsverfahren und die Bafög-Beantragung eine Onlinemöglichkeit freigeschaltet. Auch wurden Verwaltungsleistungen aus den Fachdiensten Führerschein-, Standesamts- und Meldewesen sowie für die Kfz-Zulassung eingebunden und aktiviert. Die Online-Terminvereinbarung ist seit rd. 3 ½ Jahren verfügbar.
Bei der Stadt Passau sind für die vielfältigen Aufgaben mehrere hundert sog. Fachverfahren im Einsatz, für die jeweils Schnittstellen von den Antragsportalen benötigt werden.
Um dieses Zusammenspiel in einen automatisierten Prozess umzuwandeln, müssen nicht selten verschiedenste Hürden bewältigt werden. Hierzu zählen nicht zuletzt die heterogene IT-Landschaft und unterschiedliche Digitalisierungsstände der beteiligten Stellen, die uneingeschränkt anwendbare elektronische Signatur aber auch gesetzliche Rahmenbedingungen wie datenschutzrechtliche Barrieren oder Schriftformerfordernisse. Auch müssen Vorgänge letztendlich nutzerfreundlich durchführbar sein, damit eine Akzeptanz bei den Bürgerinnen und Bürgern erreicht werden kann.
Zur entsprechenden Unterstützung wurde 2022 die Stelle „Digitalisierung“, eng verknüpft mit der IT-Abteilung, eingerichtet. Neben den bereits genannten Umsetzungen standen hier die 2018 gestartete und notwendige Weiterführung der Digitalisierung an Schulen sowie das Thema IT-Sicherheit auf der Agenda. Letztgenannte ist das Fundament für die digitale Öffnung des Rathauses nach außen und bedarf aufgrund schnelllebiger Gefährdungslagen einer laufenden Anpassung.
Um dem Thema Digitalisierung einen weiteren Anschub zu geben, hat Oberbürgermeister Jürgen Dupper kürzlich die entsprechende Abteilung neu strukturiert. Es ist nun geplant, die bisher teilweise noch langwierigen Umstellungsphasen zu beschleunigen, die Arbeitsprozesse so anzupassen, damit sie digital werden können und weitere Schritte zu verfolgen.
Unterm Strich ist bis dato festzustellen, dass die tatsächliche Nutzung von funktionierenden Onlineangeboten sehr unterschiedlich ist. Niedrigschwellige und einfach zu bedienende Angebote wie z. B. Urkundenanforderung im Standesamt werden gerne und zahlreich angenommen. Dagegen wird die digitale Kfz-Zulassung vermutlich wegen der komplexen Übermittlung der digitalen Identität und Antragstellung bundesweit bis dato sehr wenig genutzt. Insgesamt wurde das Bürgerserviceportal der Stadt Passau im Jahr 2023 rd. 55.900 Mal aufgerufen, 22.750 Mal wurden Anwendungen gestartet und rd. 18.000 Mal wurden Anwendungen erfolgreich abgeschlossen.
Letztes Jahr wurde außerdem die www.passau.de neugestaltet. Die Website ist ein wichtiger Bestandteil für die Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Das Ziel des Relaunches war eine nach wie vor umfassende Bürgerinformation, eine optimierte Darstellung aller Onlineservices und eine intuitive Bedienbarkeit mit zeitgemäßen Darstellungsformen.